Kỹ năng mềm: Làm sao biết mình đang “lên trình” mà không cần KPI?

Ai trong chúng ta cũng từng nghe điệp khúc này: “Kỹ năng mềm quan trọng lắm!”. Từ khả năng thuyết trình cuốn hút, giao tiếp duyên dáng đến làm việc nhóm “cân team”, tất cả đều được coi là chìa khóa thành công. Thế là chúng ta lao vào đọc sách, cày video trên YouTube, tham gia workshop… Nhưng rồi sao nữa? Khác với học code có sản phẩm chạy được, học ngoại ngữ có bằng IELTS, TOEIC cầm tay, kỹ năng mềm lại vô hình và trừu tượng đến đáng sợ. Làm sao để biết mình đang tiến bộ thật sự, hay chỉ đang tự huyễn hoặc và dậm chân tại chỗ? Cái cảm giác mông lung, không có gì để bấu víu này rất dễ khiến chúng ta nản lòng và bỏ cuộc.

Nhưng bạn đừng lo. Bài viết này không phải là những lý thuyết cao siêu. Đây là những “thước đo tự chế” mà chính mình đã áp dụng sau rất nhiều lần được coach, những phương pháp cực kỳ đơn giản và gần gũi, giúp bạn nhìn rõ mồn một hành trình “lên trình” của bản thân.

Dịch chuyển từ “Mơ hồ” sang “Mắt thấy tai nghe”: Đặt mục tiêu hành vi

Bước đầu tiên để thoát khỏi sự mông lung là ngừng đặt những mục tiêu chung chung. “Mình muốn cải thiện giao tiếp” hay “Mình muốn tự tin hơn” nghe thì hay đấy, nhưng nó giống như muốn đi đến “một nơi nào đó tốt đẹp hơn” mà không có địa chỉ cụ thể trên Google Maps. Bạn sẽ đi lòng vòng mãi thôi.

Thay vào đó, hãy biến mục tiêu của bạn thành những hành động cụ thể, những hành vi mà bạn có thể quan sát và kiểm chứng được. Hãy thử công thức đơn giản này: Tình huống + Hành động mới.

Ví dụ, thay vì mục tiêu “tự tin hơn khi thuyết trình”, hãy đặt một mục tiêu cụ thể hơn:

“Trong buổi báo cáo đồ án môn Marketing tuần tới, mình sẽ nhìn thẳng vào mắt ít nhất 3 người bạn khác nhau khi nói và tuyệt đối không cầm giấy đọc.”

Thấy không? Mục tiêu này rất rõ ràng. Sau buổi thuyết trình, bạn có thể tự trả lời “Có” hoặc “Không”. Hoàn thành nó chính là một bằng chứng không thể chối cãi cho sự tiến bộ.

Với những kỹ năng lớn và phức tạp hơn như “Quản lý thời gian”, hãy chia nhỏ nó ra. “Quản lý thời gian” là cả một vũ trụ, đừng cố gắng chinh phục nó trong một ngày. Thay vào đó, hãy bắt đầu với những hành động vi mô:

Lập to-do-list 3 việc quan trọng nhất vào mỗi buổi sáng.
Thử áp dụng phương pháp Pomodoro (làm 25 phút, nghỉ 5 phút) 2 lần trong ngày làm việc.
Dành 5 phút cuối ngày để dọn dẹp bàn làm việc và lên kế hoạch cho ngày mai.

Mỗi lần tích vào một ô vuông trong checklist, đó chính là bạn đang tự vỗ vai mình và nói: “Tốt lắm, mình đang tiến bộ đây này!”.

“Nhật ký hành trình”: Ghi chép để nhận ra thay đổi

Bộ não của chúng ta rất giỏi trong việc “bình thường hóa” những điều mới mẻ. Nó sẽ nhanh chóng quên đi phiên bản cũ kỹ, rụt rè của bạn ngày hôm qua, khiến bạn cảm thấy mình chẳng thay đổi gì cả. Đó là lý do vì sao ghi chép lại hành trình là một việc tối quan trọng. Nó giống như chụp lại những bức ảnh “trước và sau” cho tâm trí và hành vi của bạn.

Hãy bắt đầu với một cuốn Nhật ký Phản tư (Reflection Journal). Không cần viết dài dòng, chỉ cần cuối ngày hoặc cuối tuần, bạn chọn một tình huống mà mình đã áp dụng kỹ năng đang rèn luyện và trả lời 3 câu hỏi:

Chuyện gì đã xảy ra? (Mô tả ngắn gọn tình huống)
Mình đã phản ứng/hành động thế nào? (Mình đã làm gì? Nói gì?)
Lần tới, mình có thể làm gì tốt hơn hoặc khác đi? (Đây là bước quan trọng nhất để cải thiện)

Một cách khác đơn giản hơn là theo dõi sự thay đổi “Trước – Sau”.

Ví dụ, nếu bạn đang rèn kỹ năng tiếp nhận góp ý:

Trước đây: Mỗi lần sếp góp ý về slide, mình thường im lặng, trong lòng cảm thấy tự ái và nghĩ sếp đang bắt bẻ mình.
Sau 1 tháng luyện tập: Hôm nay sếp góp ý slide hơi nhiều chữ. Mình đã hít một hơi thật sâu, cảm ơn sếp, và hỏi lại: “Dạ, vậy theo sếp em nên tập trung vào những ý chính nào để slide hiệu quả hơn ạ?”.

Chỉ một thay đổi nhỏ trong cách phản ứng thôi cũng đã là một bước tiến vượt bậc, một chiến thắng nội tâm đáng để ghi nhận.

Tìm kiếm “tấm gương phản chiếu”: Thu thập feedback một cách khéo léo

Bạn có thể cảm thấy mình tiến bộ, nhưng để chắc chắn, hãy tìm kiếm sự công nhận từ những người xung quanh. Họ chính là tấm gương phản chiếu trung thực nhất. Tuy nhiên, việc thu thập feedback cũng là một nghệ thuật. Đừng hỏi một cách chung chung, vì bạn sẽ chỉ nhận lại những câu trả lời chung chung mà thôi.

Hãy hỏi đúng người, đúng câu hỏi, và đúng thời điểm.

Thay vì quay sang đứa bạn thân hỏi vu vơ: “Ê, dạo này tao nói chuyện ổn hơn không?”, hãy tìm đến một người đồng đội trong nhóm và hỏi một cách cụ thể hơn sau buổi thảo luận:

“Lúc nãy trong lúc mình trình bày ý tưởng về phần X, có đoạn nào mình nói hơi khó hiểu hoặc bị dài dòng không? Cậu cho mình xin góp ý thật lòng nhé.”

Bên cạnh việc hỏi trực tiếp, hãy học cách quan sát phản ứng của người đối diện. Đây là nguồn feedback gián tiếp nhưng cực kỳ giá trị.

Khi bạn trình bày một ý kiến, họ có gật gù tán thành không, hay chau mày khó hiểu?
Trong các cuộc trò chuyện, họ có còn ngắt lời bạn thường xuyên như trước không?
Buổi họp nhóm do bạn điều phối có diễn ra suôn sẻ, ít tranh cãi lan man hơn trước đây không?

Khi bạn tập kỹ năng lắng nghe một cách chủ động, bạn sẽ dần nhận ra mình ít chen ngang lời người khác hơn, và kết quả là những cuộc trò chuyện với bạn bè, người thân cũng trở nên sâu sắc và kết nối hơn. Đó, thước đo nằm ngay ở đó chứ đâu!

Và đừng quên điều quan trọng nhất: Ăn mừng những chiến thắng nhỏ!

Rèn luyện kỹ năng mềm là một cuộc đua marathon, không phải chạy nước rút. Để giữ được lửa và động lực, việc ghi nhận và ăn mừng những cột mốc nhỏ là vô cùng cần thiết. Nó giống như việc bạn “hack” bộ não của mình, khiến nó tin rằng sự thay đổi này mang lại cảm giác tích cực và đáng để tiếp tục.

Hoàn thành một buổi thuyết trình mà không run bần bật? Hãy tự thưởng cho mình một ly trà sữa full topping. Dám nói lên ý kiến của mình trong một cuộc họp toàn các anh chị lớn? Tối về hãy dành thời gian xem bộ phim mình thích.

Những phần thưởng nho nhỏ này không phải là sự nuông chiều vô nghĩa. Chúng là chất bôi trơn, là nhiên liệu giúp cỗ máy thói quen mới của bạn vận hành trơn tru và đưa bạn đi được một chặng đường thật dài.

—

Cuối cùng, việc đo lường kỹ năng mềm không phải là đi tìm những con số khô khan hay những chứng chỉ hào nhoáng. Nó là hành trình quan sát sự thay đổi tinh tế trong hành vi của bạn, trong phản ứng của người khác đối với bạn, và trong những kết quả tích cực mà bạn tạo ra cho công việc và cuộc sống.

Ngay trong tuần này, bạn hãy thử chọn một kỹ năng mình muốn cải thiện và áp dụng phương pháp “Nhật ký Phản tư”. Bạn sẽ cực kỳ ngạc nhiên về những gì mình khám phá được về bản thân đấy!

Bạn đang muốn “lên trình” kỹ năng nào nhất? Chia sẻ ở phần bình luận bên dưới nhé, biết đâu chúng ta lại tìm thấy đồng đội trên hành trình này!