Khi “trưởng nhóm” không chỉ là một cái tên: Bí kíp điều binh khiển tướng cho các leader sinh viên
“Chúc mừng em đã trở thành leader của dự án lần này nhé!”
Chắc hẳn bạn cũng đã từng nghe câu nói này, và cảm giác lúc đó là một mớ hỗn độn giữa tự hào, vui sướng và… một cơn hoảng loạn nhẹ. Vui vì được tin tưởng, nhưng lo vì trước mắt là cả một “bầu trời” trách nhiệm. Nào là những tin nhắn Zalo đã “seen” nhưng mãi không có ai “rep”, những cuộc “drama” nội bộ âm ỉ chỉ chực bùng nổ, deadline thì dí sát nút như phim hành động, và nỗi sợ thường trực về một cái kết “toang” cho cả team.
Mình cũng đã từng ở đúng vị trí đó. Từng mất ngủ vì lo lắng, từng cảm thấy bất lực khi team không ai chịu hợp tác. Nhưng qua những lần vấp ngã và cả những cơ hội được làm việc với các coach chuyên nghiệp, mình nhận ra rằng, để điều hành một nhóm hiệu quả, chúng ta không cần phải là một siêu anh hùng. Chúng ta chỉ cần một vài “bí kíp” đúng đắn để biến một tập thể rời rạc thành một đội quân thiện chiến, không chỉ hoàn thành công việc mà còn thực sự gắn kết và cháy hết mình cùng nhau.
1. Nền móng đầu tiên: Biến “một nhóm người” thành “một đội”
Hãy tưởng tượng bạn đang xây một ngôi nhà. Bạn không thể bắt đầu từ mái nhà được, phải không? Mọi thứ đều cần một nền móng vững chắc. Với một team cũng vậy.
- Cùng nhau nhìn về “The Big Picture”: Thay vì lao vào chia việc như một cái máy, hãy dành buổi họp đầu tiên để nói về mục tiêu chung. Đừng chỉ nói: “Ok, team mình cần làm xong slide thuyết trình này.” Hãy vẽ ra một bức tranh lớn hơn, truyền cảm hứng hơn: “Mục tiêu của chúng ta không chỉ là làm xong slide, mà là tạo ra bài thuyết trình ấn tượng nhất lớp để cả team cùng giành điểm A+ và khiến giảng viên phải trầm trồ!” Khi mọi người hiểu được ý nghĩa công việc của mình, họ sẽ có động lực hơn rất nhiều.
- Thiết lập “luật chơi” ngay từ đầu: Drama thường bắt nguồn từ những hiểu lầm không đáng có. Để “né” drama, hãy cùng nhau thống nhất luật chơi. Ví dụ: quy định khung giờ chung để nhắn tin Zalo (để không ai bị làm phiền lúc nửa đêm), cách phản hồi khi nhận task (chỉ cần “like” tin nhắn là đã nhận), và quan trọng nhất: khi có bất đồng, chúng ta sẽ ngồi lại nói chuyện thẳng thắn thay vì “nói xấu sau lưng”.
- Dành thời gian “phá băng”: Đừng chỉ biết nhau qua công việc. Một buổi cà phê tán gẫu, một trận board game “cười ra nước mắt”, hay đơn giản là cùng nhau đi ăn một bữa trưa… sẽ giúp mọi người hiểu về tính cách, sở thích của nhau. Khi đã có sự tin tưởng và thoải mái, giao tiếp trong công việc cũng sẽ dễ dàng hơn gấp bội. Đây không phải là lãng phí thời gian, mà là một sự đầu tư vào sự gắn kết.
2. Giao việc thông minh: “Chọn mặt gửi vàng” chứ không phải “chia đều”
Một sai lầm kinh điển của các leader mới là cố gắng chia đều công việc cho tất cả mọi người để “công bằng”. Nhưng công bằng không có nghĩa là cào bằng. Giao việc thông minh là chìa khóa để tối ưu hiệu quả.
- Hiểu điểm mạnh, yếu của từng người: Hãy là một “nhà quan sát” tinh ý. Trong những buổi trò chuyện, hãy để ý xem ai là người có gu thẩm mỹ tốt, ai cực kỳ cẩn thận và tỉ mỉ, ai có khả năng tìm kiếm tài liệu “thần sầu”, hay ai có tài ăn nói duyên dáng. Giao việc thiết kế cho người có mắt thẩm mỹ, giao việc kiểm tra lỗi chính tả cho người cẩn thận… sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc bốc thăm ngẫu nhiên. Khi được làm đúng sở trường, các thành viên cũng sẽ cảm thấy hứng thú hơn.
- Giao việc phải rõ ràng (chuẩn SMART): Đừng bao giờ giao việc một cách mơ hồ. Thay vì nói: “Em làm phần nội dung nhé,” hãy thử một cách cụ thể hơn: “Linh ơi, em giúp chị viết khoảng 3 trang nội dung cho phần ‘Giải pháp’, tập trung vào 3 ý chính mình đã thống nhất nhé. Deadline là 8h tối thứ Sáu nha. Trong lúc làm có cần hỗ trợ gì cứ báo chị ngay.” Một yêu cầu rõ ràng sẽ giúp thành viên biết chính xác họ cần làm gì, và bạn cũng dễ dàng theo dõi tiến độ hơn.
- Trao quyền nhưng đừng “bỏ rơi”: Khi đã giao việc, hãy tin tưởng thành viên của mình. Tránh việc quản lý quá chi tiết (micromanage) kiểu “Em làm đến đâu rồi?”, “Sao chỗ này lại dùng màu này?”… Điều đó chỉ khiến họ cảm thấy ngột ngạt. Thay vào đó, hãy thường xuyên “check-in” một cách nhẹ nhàng: “Công việc của em ổn không, có cần anh/chị hỗ trợ gì không?”. Hãy cho họ thấy bạn luôn ở đó để hỗ trợ, chứ không phải để giám sát.
3. Giao tiếp “chữa lành”: Hóa giải mọi drama và hiểu lầm
Trong bất kỳ đội nhóm nào, xung đột là điều không thể tránh khỏi. Vai trò của leader không phải là dập tắt mọi xung đột, mà là điều hướng nó theo một cách xây dựng.
- Lắng nghe chủ động và phản hồi tinh tế: Khi một thành viên góp ý, hãy thực sự lắng nghe thay vì chỉ chực chờ để phản bác. Và khi bạn đưa ra feedback, hãy nhớ nguyên tắc: tập trung vào công việc, không công kích cá nhân. Thay vì nói: “Slide bạn làm xấu quá,” hãy thử: “Bố cục slide này ổn rồi nè. Mình thử đổi sang font chữ dễ đọc hơn và dùng bảng màu của dự án để trông chuyên nghiệp hơn xem sao nhé?”. Cùng một ý nhưng cách nói khác nhau sẽ tạo ra hiệu ứng hoàn toàn khác biệt.
- Tạo không gian an toàn để mọi người lên tiếng: Trong các buổi họp, hãy thường xuyên hỏi những câu như: “Mọi người có đang gặp khó khăn gì không?” hay “Có ai có ý tưởng nào khác cho phần này không?”. Hãy khuyến khích mọi ý kiến, dù nó có vẻ “điên rồ” đến đâu. Khi mọi người cảm thấy ý kiến của mình được tôn trọng, họ sẽ cởi mở và đóng góp nhiều hơn.
- Đối mặt trực tiếp với xung đột: Nếu nhận thấy có mâu thuẫn giữa hai thành viên, đừng lờ đi và hy vọng nó tự biến mất. Nó sẽ không đâu, thậm chí còn tệ hơn. Hãy là người đứng giữa, mời cả hai ngồi lại nói chuyện một cách bình tĩnh. Vai trò của bạn là lắng nghe cả hai phía và giúp họ tìm ra một giải pháp chung, vì mục tiêu lớn nhất của cả đội.
4. Giữ lửa cho team: Động lực không tự nhiên mà có
Hoàn thành một dự án dài hơi giống như chạy marathon vậy. Sẽ có những lúc cả team mệt mỏi và muốn bỏ cuộc. Lúc này, leader chính là người “tiếp lửa”.
- Ghi nhận từ những điều nhỏ nhất: Đừng đợi đến cuối dự án mới khen thưởng. Một lời cảm ơn chân thành, một câu “Em làm tốt lắm!” trong group chat sau khi ai đó hoàn thành nhiệm vụ, hay đơn giản là khao cả team một chầu trà sữa sau khi vượt qua một cột mốc quan trọng… Sự công nhận, dù nhỏ, cũng là một liều thuốc tinh thần cực kỳ hiệu quả.
- Hãy là người làm gương: Bạn không thể yêu cầu team đúng giờ trong khi mình luôn trễ hẹn. Bạn không thể muốn team nhiệt huyết trong khi bạn luôn tỏ ra mệt mỏi, chán nản. Hãy là người thể hiện sự trách nhiệm, thái độ tích cực và sự tận tâm với dự án. Năng lượng của bạn có sức lan tỏa rất lớn đấy.
Làm leader không có nghĩa là bạn phải là người giỏi nhất, hoàn hảo nhất. Hành trình làm “trưởng nhóm” thực chất là một quá trình học hỏi không ngừng, từ cả thành công và thất bại. Đó là cơ hội tuyệt vời để bạn hiểu hơn về con người và về chính bản thân mình.
Nếu bạn cảm thấy quá tải hay bế tắc, đừng ngại tìm kiếm sự giúp đỡ. Hãy tìm đến các anh chị khóa trên, những người đã có kinh nghiệm làm leader trong các CLB để xin lời khuyên. Và nếu có điều kiện, đừng ngần ngại tìm hiểu về coaching. Đó không phải là thứ gì quá xa vời đâu. Đôi khi, chỉ một buổi nói chuyện với một người coach có kinh nghiệm cũng có thể giúp bạn gỡ rối những suy nghĩ và nhìn ra vấn đề của team mình dưới một góc nhìn hoàn toàn khác. Đó là một khoản đầu tư cho bản thân cực kỳ xứng đáng mà chính mình đã trải nghiệm.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng, một leader giỏi không phải là người kéo cả đội đi, mà là người thắp lên ngọn lửa để cả đội cùng nhau tỏa sáng.
Bạn đã từng gặp tình huống “khó đỡ” nào khi làm trưởng nhóm chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và bí quyết của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé! Chúng ta cùng học hỏi từ nhau nào!
