Ủa, tiền lời đi đâu hết rồi?
Bạn có quen với câu chuyện này không? Cô bạn A của tôi, một sinh viên khéo tay, quyết định bán nến thơm handmade online. Inbox nổ bùm bùm, đơn hàng tới tấp, tay gói hàng mỏi nhừ. A cứ ngỡ tháng này mình “trúng quả đậm”, tiền rủng rỉnh tha hồ mua thêm nguyên liệu, đầu tư mẫu mã mới. Thế nhưng cuối tháng, sau khi đã trừ hết tiền vốn sáp, tinh dầu, bấc nến… cô bạn nhìn vào tài khoản mà ngơ ngác: “Ủa, sao tiền chẳng còn lại bao nhiêu? Lời đi đâu hết rồi?”.
Đó chính là nỗi đau kinh điển mang tên “lời giả, lỗ thật” mà rất, rất nhiều bạn trẻ tập tành kinh doanh nhỏ lẻ như A đang gặp phải. Chúng ta mải mê chốt đơn, vui sướng với những con số doanh thu nhảy múa trên app, nhưng lại quên mất việc theo dõi các khoản chi tiêu lắt nhắt. Và thế là, lợi nhuận cứ âm thầm “bốc hơi” mà ta chẳng hề hay biết.
Nhưng đừng lo, có một giải pháp không hề đáng sợ như bạn nghĩ. Nó không phải là những bảng cân đối kế toán phức tạp hay những thuật ngữ tài chính đau đầu. Nó đơn giản là một cuốn sổ ghi chép thu chi. Hãy coi nó như “tấm bản đồ” tài chính, người bạn đồng hành thầm lặng giúp con thuyền kinh doanh của bạn đi đúng hướng và vững vàng hơn giữa biển cả.
Tại sao kinh doanh nhỏ lại càng phải “chăm” ghi sổ?
Nhiều người nghĩ rằng, kinh doanh bé xíu, vài đơn một ngày thì cần gì sổ sách cho phức tạp. Nhưng không, chính vì “nhỏ” nên chúng ta lại càng phải cẩn thận hơn bao giờ hết. Ghi sổ không chỉ là “cho có”, nó mang lại những lợi ích cực kỳ thực tế.
- Hiểu rõ “sức khỏe” tài chính: Đây là điều quan trọng nhất. Bạn phải biết chính xác mình đang lời hay lỗ, dòng tiền ra vào cụ thể thế nào. Ví dụ: Bạn bán một chiếc áo phông in hình xinh xắn giá 200k. Tiền vải và tiền in là 100k, bạn hí hửng nghĩ mình lời hẳn 100k. Nhưng khoan đã! Bạn quên mất 20k chạy quảng cáo Facebook cho bài đăng, 5k cho chiếc hộp carton và giấy nến gói hàng, và 30k để “gánh” phụ phí ship cho khách. Vậy là lợi nhuận thực tế chỉ còn lại 200 – 100 – 20 – 5 – 30 = 45k. Một con số khác hẳn phải không?
- Tránh thất thoát “ngớ ngẩn”: Khi mọi con số được phơi bày trên trang giấy, bạn sẽ giật mình nhận ra những “lỗ hổng” đang âm thầm rút tiền của mình. Có thể đó là chi phí nhập nguyên liệu từ một nguồn quá cao, là tiền quảng cáo đổ vào một chiến dịch không hiệu quả, hay thậm chí là tiền ship đang “ngốn” một phần lợi nhuận đáng kể. Nhìn vào đó, bạn mới biết đâu là thứ cần cắt giảm, đâu là nơi cần tối ưu.
- Tự tin ra quyết định: Tình cảm có thể đánh lừa bạn, nhưng số liệu thì không bao giờ nói dối. Dựa vào sổ sách, bạn có thể trả lời những câu hỏi hóc búa một cách chắc chắn: Nên nhập thêm mẫu váy hoa nhí A đang bán chạy hay mẫu chân váy B tuy đẹp nhưng kén khách? Có nên tiếp tục chạy deal freeship vào cuối tuần không? Nên đặt giá bán cho sản phẩm mới là bao nhiêu để vừa có lời vừa cạnh tranh? Mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu thực tế, không còn là những phỏng đoán cảm tính nữa.
Bắt đầu từ đâu? Chỉ cần 3 cột số “thần thánh”
Nghe đến đây chắc bạn đã thấy tầm quan trọng của việc ghi sổ rồi. Nhưng bắt đầu thế nào cho đơn giản? Đừng nghĩ gì cao siêu, bạn chỉ cần 3 cột số “thần thánh” này thôi.
Cột 1 – DOANH THU (Tiền vào)
Đây là cột vui vẻ nhất! Hãy ghi lại TẤT CẢ các khoản tiền bạn thu được từ việc bán hàng, dù là nhỏ nhất. Tối thiểu cần có các thông tin: Ngày bán, Tên sản phẩm/Dịch vụ, Số tiền thu được. Đừng bỏ sót một đơn hàng nào nhé!
Cột 2 – CHI PHÍ (Tiền ra)
Cột này cần sự tỉ mỉ. Hãy ghi lại TẤT CẢ các khoản bạn phải bỏ ra. Để dễ theo dõi, bạn nên chia nó làm 2 loại nhỏ:
- Giá vốn hàng bán: Đây là chi phí trực tiếp tạo ra sản phẩm của bạn. Ví dụ: tiền nhập quần áo, tiền mua len để đan mũ, tiền mua sáp và tinh dầu để làm nến…
- Chi phí hoạt động: Đây là những chi phí cần thiết để việc kinh doanh được vận hành. Ví dụ: tiền marketing, tiền mua hộp/túi đóng gói, phí ship hàng, tiền điện thoại tư vấn khách, phí giao dịch trên sàn thương mại điện tử…
Cột 3 – LỢI NHUẬN
Đây là con số cuối cùng mà mọi người chủ đều quan tâm. Công thức thì siêu đơn giản, ai cũng tính được:
Lợi nhuận = Doanh thu – Tổng Chi phí (Giá vốn + Chi phí hoạt động)
Cuối mỗi ngày, mỗi tuần, hoặc mỗi tháng, bạn chỉ cần làm phép tính đơn giản này là biết ngay kết quả kinh doanh của mình.
Công cụ nào cho người mới? Từ sổ tay đến app xịn sò
Chọn công cụ nào là tùy thuộc vào quy mô và thói quen của bạn. Không có lựa chọn nào là tốt nhất, chỉ có lựa chọn phù hợp nhất.
- Team “truyền thống”: Một cuốn sổ kẻ ô và một cây bút. Ưu điểm là miễn phí, đơn giản, không cần kết nối internet, và mang lại cảm giác “thật”. Rất phù hợp nếu bạn mới bắt đầu và chỉ có vài đơn mỗi ngày.
- Team “công nghệ miễn phí”: Google Sheets hoặc Excel chính là chân ái. Ưu điểm là bạn có thể tạo các công thức để máy tính tự động cộng trừ, dễ dàng lưu trữ online và truy cập từ mọi thiết bị. Có vô vàn mẫu template miễn phí trên mạng, bạn chỉ cần bỏ chút thời gian ban đầu để thiết lập file theo ý mình.
- Team “pro hơn một chút”: Khi việc kinh doanh đã đi vào quỹ đạo với lượng đơn hàng lớn hơn, bạn có thể cân nhắc các ứng dụng quản lý bán hàng chuyên nghiệp như Sapo, KiotViet, Misa Cukcuk… Các app này thường tích hợp tất cả trong một: từ quản lý đơn hàng, tồn kho, thông tin khách hàng cho đến thu chi, báo cáo tài chính. Dù có tốn một khoản phí nhỏ, nhưng chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Vài mẹo nhỏ để việc ghi chép không còn là “ác mộng”
Biết là cần thiết rồi, nhưng làm sao để duy trì thói quen này? Dưới đây là vài “bí kíp” mình đã áp dụng và thấy cực kỳ hiệu quả:
- Tạo thói quen hàng ngày: Đừng để dồn cả tuần hay cả tháng mới ghi một lần. Lúc đó bạn sẽ “quên trước quên sau” và cảm thấy nản vô cùng. Hãy dành ra chỉ 15 phút cuối mỗi ngày, trước khi đi ngủ, để ghi lại tất cả giao dịch trong ngày. Biến nó thành một nghi thức giống như đánh răng vậy.
- Tách bạch tài chính: Đây là “luật bất thành văn” cho bất kỳ ai kinh doanh. Hãy tạo một tài khoản ngân hàng hoặc một ví điện tử (như Momo, ZaloPay) riêng chỉ để nhận và chi cho việc bán hàng. Tuyệt đối không dùng lẫn lộn với tài khoản chi tiêu cá nhân. Việc này giúp bạn theo dõi dòng tiền cực kỳ dễ dàng và tránh tình trạng “tiền của shop hay tiền của mình” không rõ ràng.
- Review hàng tuần: Chủ nhật rảnh rỗi, hãy pha một ly cà phê, mở sổ sách ra và “trò chuyện” với những con số. Tuần này kinh doanh thế nào? Lợi nhuận có tốt không? Chi phí nào đang tăng đột biến? Sản phẩm nào bán chạy nhất? Từ việc xem lại đó, bạn sẽ rút ra được vô số bài học quý giá để làm tốt hơn cho tuần tiếp theo.
Ghi chép sổ sách không phải là một công việc kế toán khô khan, to tát. Nó chỉ đơn giản là một thói quen tốt để bạn thực sự thấu hiểu “đứa con tinh thần” của mình, biết nó đang “khỏe” hay “yếu” ở đâu để chăm sóc cho đúng cách.
Đừng chần chừ nữa! Ngay sau khi đọc xong bài viết này, hãy lấy một cuốn sổ hoặc mở một trang Google Sheet mới. Ghi lại giao dịch đầu tiên, dù là nhỏ nhất. Đó chính là bước đi đầu tiên trên hành trình xây dựng một công việc kinh doanh vững chắc và bền vững.
Chúc cho shop nhỏ của bạn sẽ luôn vững bước và ngày càng phát triển nhé!
